יש רגע שאנחנו אוהבים באירועי חברה. המחשבים נסגרים, קבוצות הוואטסאפ ממשיכות לעבוד בלעדינו לכמה שעות, ואנשים שרגילים לפגוש אחד את השני ליד מכונת הקפה נכנסים פתאום למקום אחר לגמרי.

יש מוזיקה, מישהו כבר מחזיק דרינק, האוכל מתחיל לצאת, פוגשים אנשים ממחלקות אחרות ובלי ששמים לב, החברה מקבלת לערב אחד חיים קצת אחרים.

אירוע חברה טוב יכול להיות מסיבה מעולה, ארוחת ערב, אוף סייט, כנס, אירוע לקוחות, הרמת כוסית, השקה, פורים או ערב שנבנה סביב ציון דרך משמעותי. הוא יכול לכלול הרצאה, הופעה או תוכן, והוא גם יכול פשוט לתת לאנשים לאכול טוב, לשתות וליהנות ביחד.

אחרי מאות אירועים עסקיים ואירועי חברה שעברו אצלנו ב־SURAMARE GROUP, למדנו שאין באמת נוסחה אחת לאירוע טוב.

אבל יש נקודת התחלה שאנחנו חוזרים אליה כמעט תמיד:

לפני שמתחילים לבנות אירוע, צריך להבין למי בונים אותו ולמה.

אירוע חברה או אירוע עסקי בתל אביב: הכול מתחיל באפיון

“אנחנו מחפשים מקום לאירוע חברה בתל אביב ל־200 איש” הוא משפט שאנחנו שומעים לא מעט.

אבל הוא עדיין לא מספר לנו כמעט כלום.

מי החברה? במה היא עוסקת? מי העובדים? מה טווח הגילים? איך נראית התרבות של החברה? מה האנשים האלה אוהבים לעשות ביחד?

והכי חשוב, למה בכלל מתכנסים?

אירוע עסקי יכול להיות כנס, השקה, אירוע לקוחות, פאנל מקצועי או אירוע משקיעים. אירוע חברה יכול להיות אוף סייט, ערב לעובדים, פורים, הרמת כוסית, מסיבת סוף שנה, יום הולדת לחברה או חגיגה של גיוס או ציון דרך משמעותי.

כל אחד מהם דורש משהו אחר.

אנחנו אוהבים גם לשאול על אירועים קודמים. מה עשיתם בשנה שעברה? מה העובדים אהבו? מה פחות עבד? היה אירוע שעד היום מדברים עליו במשרד? היה משהו שהשקעתם בו המון ובסוף אף אחד לא באמת התעניין בו?

ככל שאנחנו מכירים טוב יותר את החברה, קל יותר להתחיל לדמיין את הערב שמתאים לה.

האירוע צריך להתאים לאנשים, לא האנשים לאירוע

יש משהו מפתה בלהתחיל מהדברים הגדולים. להביא די.ג’יי מעולה, לבנות רחבה, להזמין אמן, להרים תפאורה.

אבל לפני זה כדאי להבין מי האנשים שהולכים לעמוד בתוך כל הדבר הזה.

יש חברות שבהן העובדים רק מחכים שהמוזיקה תעלה כדי להתחיל לרקוד. יש חברות שבהן הדבר הכי טוב שאפשר לתת לאנשים הוא בר מעולה, אוכל מצוין, מוזיקה טובה והרבה מקום לדבר. ויש כמובן את כל מה שבאמצע.

אף אחת מהאפשרויות לא טובה יותר מהאחרת.

אירוע מוצלח הוא לא אירוע שבו הרחבה מלאה בכל מחיר. הוא אירוע שבו האנשים נהנים מהדבר שבנינו עבורם.

אם הקהל שלכם אוהב מסיבה, בואו נעשה מסיבה.

ואם הוא אוהב לאכול, לשתות ולדבר, בואו נעשה את זה ממש טוב.

האירוע צריך להתאים לעובדים. לא העובדים לאירוע.

למה אתם מתכנסים?

זו שאלה ששווה לעצור עליה.

לפעמים התשובה היא פשוט “כי הגיע הזמן לעשות משהו כיף לעובדים”, וזה אחלה.

אבל לפעמים יש רגע משמעותי יותר. החברה השלימה גיוס. השיקה מוצר. חוגגת עשור. רוצה לפגוש לקוחות. לסכם שנה. להרים כוסית. לחבר בין צוותים. או אולי כולם פשוט עברו תקופה אינטנסיבית והגיע הזמן לצאת מהמשרד.

הסיבה יכולה להפוך לנקודת ההתחלה של הקונספט.

ומכאן כבר אפשר להתחיל לשחק.

איך המקום נראה? מה קורה כשנכנסים? איזה דרינק מקבלים? איזה אוכל מתאים? האם יש תוכן? איך המיתוג נכנס? איזו מוזיקה מתנגנת?

כשהסיבה ברורה, הרבה יותר קל לקבל החלטות יצירתיות.

תקציב הוא לא מלכודת. הוא המקום שממנו אפשר להתחיל לשחק

בשלב מסוים מגיעה שאלת התקציב.

הרבה לקוחות קצת נרתעים ממנה. יש תחושה שאם נגיד שיש לנו 100, 200 או 300 אלף שקל, איכשהו ההצעה שנקבל בחזרה תדע להגיע בדיוק לשם.

אנחנו מבינים את החשש.

אבל מבחינתנו תקציב הוא כלי תכנון.

כשאנחנו יודעים מה המסגרת, אנחנו יכולים להתחיל לחשוב איפה הכסף באמת יעשה משהו עבור האירוע.

אולי באירוע הזה הולכים חזק על הקולינריה. אולי דווקא בונים בר וקוקטיילים שאנשים ידברו עליהם. אולי יש אמן שבאמת יכול להפוך להיות הרגע של הערב. אולי משקיעים באלמנט עיצובי אחד גדול ומדויק במקום לפזר עשרות אלמנטים קטנים.

תקציב מאפשר לבחור איפה לעשות וואו.

המטרה היא לא להכניס כמה שיותר דברים לתוך הסכום. היא לבחור איפה הכסף הזה יגרום לאנשים להרגיש משהו.

אל תתכננו רק מה יהיה באירוע. תתכננו מה יקרה בו

אנחנו אוהבים לחשוב על אירוע כמו על מסלול נסיעה.

כשאנחנו רוצים להגיע לאנשהו, היעד כמובן חשוב. אבל אם לא מסתכלים על המסלול, אפשר לגלות בדרך פקקים, סיבובים מיותרים או שפשוט נסענו בכיוון הלא נכון.

אותו דבר באירוע.

אפשר לקחת מקום מעולה, אוכל מעולה, די.ג’יי מעולה, בר, אמן, מיתוג וקיר צילום, ועדיין לא לקבל ערב טוב.

כי אירוע טוב הוא לא אוסף של דברים טובים.

הוא הדרך שבה הם מתחברים.

מה קורה מהרגע שהאורח נכנס? איפה הוא פוגש את החברה? לאן הוא הולך? איפה מחכה לו הדרינק הראשון? מתי מתחיל האוכל? מתי המוזיקה עולה? איפה נכנס התוכן? ומה קורה שנייה אחרי שהוא מסתיים?

זה הפלואו של האירוע.

וכשהוא עובד, כמעט לא מרגישים אותו.

פשוט כיף.

לפעמים אפילו קיר צילום משנה את כל המסלול- קיר צילום הוא דוגמה קטנה למשהו שיכול להיות מצוין במקום הנכון.

אם שמים אותו בדיוק בכניסה ו־200 עובדים צריכים לעבור דרך אותה נקודה שבה אנשים נעצרים להצטלם, יצרנו פקק עוד לפני שהאירוע התחיל.

עמדת צילום עם פלאש יכולה להיות אטרקציה מעולה, אבל אם היא עומדת ליד הרחבה ובכל כמה שניות מאירה את כל החלל באור לבן, היא יכולה להרוס בדיוק את התאורה והאווירה שניסינו ליצור.

העניין הוא לא אם להביא קיר צילום.

העניין הוא איפה הוא חי בתוך האירוע.

אותו דבר נכון לבר, לעמדות האוכל, לריהוט, למסכים, לבמה ולמיתוג. לכל דבר שאנחנו מכניסים לחלל יש השפעה על הדרך שבה אנשים זזים, עומדים, נפגשים ומבלים.

וזה בדיוק המקום שבו הפקה פוגשת מחשבה.

תוכן טוב צריך לתת לאירוע עוד דחיפה

אירועים עסקיים ואירועי חברה מגיעים הרבה פעמים עם תוכן. הרצאה, פאנל, מצגת, סטנדאפ, אמן חושים, הופעה או כמה מילים מההנהלה.

אנחנו אוהבים תוכן כשהוא יושב נכון בתוך הערב.

תחשבו על אירוע שכבר התחיל לקבל קצב. אנשים עם דרינק, האוכל עובד, המוזיקה באוויר. בנקודה הנכונה מרכזים את כולם, המנכ”ל עולה לכמה דקות, קורה משהו מצחיק או מרגש, אולי מגיע אמן, ואז המוזיקה חוזרת והערב ממשיך.

כשהתזמון נכון, התוכן לא עוצר את האירוע. הוא נותן לו עוד דחיפה.

הבעיה מתחילה כשמכניסים תוכן רק כי “צריך תוכן”.

ראינו גם אירועים שקיבלו פלואו מעולה, ואז עצרו הכול לארבעים דקות של הרצאה. ההרצאה הסתיימה, האורות נדלקו, ואנשים הבינו בטעות שזה הרגע ללכת הביתה.

לא כי ההרצאה הייתה גרועה. היא פשוט הייתה במקום הלא נכון במסלול.

לכן השאלה היא לא רק איזה תוכן להביא, אלא מה אנחנו רוצים שהוא יעשה לערב.

ולפעמים התשובה יכולה להיות: לא צריך תוכן בכלל. גם זו החלטה מצוינת.

30 דקות של הרצאה לא צריכות להשתלט על שלוש שעות של אירוע

לתוכן יש גם השפעה על החלל עצמו.

אם יש הרצאה של חצי שעה, הדבר האוטומטי הוא לפעמים לסדר 200 כיסאות מול במה.

אבל אז כדאי להסתכל שוב על המסלול.

איך המקום מרגיש בשעה שלפני ההרצאה? איפה אנשים עושים מינגלינג? מה קורה לאוכל ולבר? ומה קורה כשההרצאה מסתיימת ואנחנו רוצים שהערב יהפוך למסיבה?

במקום לתכנן אירוע של שלוש שעות סביב חצי שעה של תוכן, אפשר לחשוב איך נותנים לתוכן את התנאים שהוא צריך בלי לוותר על שאר הערב.

לפעמים זה דורש סקיצה אחרת. לפעמים ריהוט אחר. לפעמים שינוי קטן בלוח הזמנים.

זה בדיוק המקום שבו מחשבה טובה מייצרת אירוע שמרגיש קל.

מקום עם אופי נותן לכם יתרון

יש חללים, ויש מקומות עם אופי.

אנחנו אוהבים מקומות שכבר מביאים משהו לשולחן: אדריכלות, עיצוב, נוף, תאורה, חומר, אווירה. מקומות שכאשר נכנסים אליהם כבר מרגישים משהו.

היתרון הגדול הוא שלא צריך להתחיל מאפס.

במקום לקחת חלל ריק ולהשקיע המון כדי להמציא לו אישיות לערב אחד, אפשר לקחת מקום שכבר יש לו ויז’ן ולהלביש עליו את החברה ואת הקונספט.

הקונספט צריך להתלבש על המקום, לא להתחפש במקומו.

מיתוג יכול להיות חכם, מדויק ומפתיע בלי לכסות כל קיר בלוגו. אפשר לקחת צבע, מסר, קוקטייל, תפריט, מסך, אלמנט אחד גדול או תאורה ולגרום למקום להרגיש לערב אחד כאילו הוא שייך לחברה, בלי למחוק את הסיבה שבגללה בחרתם בו.

שלושה מקומות, שלושה אירועים שונים לגמרי

זה אחד הדברים שאנחנו אוהבים בעבודה בתוך SURAMARE GROUP.

סורא מארה, קן הקוקיה והקוטון קלאב לא נועדו להיות שלוש גרסאות של אותו מקום. לכל אחד מהם אופי, שפה ואפשרויות אחרות, ולכן גם אירוע יכול לקבל בכל אחד מהם חיים שונים לחלוטין.

אותו בריף יכול להפוך לערב אחר לפי המקום שבו הוא מתקיים. לפעמים אנחנו רוצים תחושה אורבנית, לפעמים משהו שמרגיש יותר פתוח, לפעמים ערב שמתחיל כתוכן והופך למסיבה, ולפעמים אירוח שבו האוכל, הבר והאנשים הם כל הסיפור.

וזו גם הסיבה שאנחנו לא מאמינים שכל אירוע מתאים לכל מקום.

הרבה יותר מעניין למצוא את המקום שמתאים לאירוע הספציפי הזה.

אוכל ובר הם לא “סעיף”. הם חלק מהכיף

אירוע חברה הוא קודם כול הזדמנות לארח אנשים.

והרגע שבו הם נכנסים ומקבלים משהו טעים ביד הוא חלק מהחוויה לא פחות מהבמה או מהמיתוג.

אפשר להתחיל עם קוקטייל, לתת לאוכל לצאת תוך כדי המינגלינג, לפתוח עמדות בנקודה הנכונה, לשנות את צורת ההגשה לאורך הערב ולהעלות את הקצב של הבר כשהמוזיקה עולה.

באירוע אחר נעשה בדיוק ההפך: אנשים ישבו, יאכלו ארוחה טובה, ישתו יין ויעברו לתוכן.

אין פורמט נכון.

יש את הפורמט שעובד לערב הזה.

וזה נכון גם לבר. לפעמים הוא צריך להיות אחד הכוכבים, עם מותגים טובים, קוקטיילים, קצב ואנשים שנשארים לידו. באירוע אחר הוא צריך פשוט להיות איכותי, נעים ומדויק.

אוכל, אלכוהול ומוזיקה הם לא שלושה ספקים נפרדים.

כשהם עובדים ביחד, הם יוצרים אווירה.

ומה המקום כבר יודע לעשות בשבילכם?

אירוע עסקי טוב דורש לא מעט חלקים מאחורי הקלעים. במה, מסכים, מיקרופונים, הגברה, תאורה, ריהוט, מטבח, בר, צוות, מנהל אירוע, הקמות ופירוקים.

וכאן כדאי להבין מה המקום כבר יודע לתת.

ככל שהמעטפת רחבה יותר, החברה או חברת ההפקה יכולות להשקיע פחות אנרגיה בלחבר עשרים חלקים בסיסיים ויותר אנרגיה בדברים שבאמת יהפכו את האירוע למיוחד.

זה לא אומר שלא צריך ספקים חיצוניים.

אנחנו עובדים המון עם חברות הפקה, מעצבים, אמנים, אנשי תוכן, די.ג’ייז וספקים מכל הסוגים, ובאירועים מסוימים הם בדיוק מה שנותן את השכבה הנוספת.

אבל אנחנו אוהבים שהבסיס כבר עובד.

שהמזוודה כבר ארוזה, ועכשיו אפשר להכניס לתוכה את הדברים הכיפיים.

ומה לגבי חברת הפקה?

יש אירועים שבהם חברת הפקה טובה היא מכפיל כוח.

כשיש קונספט גדול, הרבה ספקים, אמן, תוכן, טכנולוגיה, מיתוג מורכב או לוח זמנים צפוף, העבודה המשותפת בין חברת ההפקה למקום יכולה לייצר דברים מדהימים.

אנחנו עובדים עם חברות הפקה רבות, והחיבור הכי טוב קורה כשלא עובדים בשני צדדים של השולחן.

ההפקה מכירה את החברה ואת הקונספט, אנחנו מכירים כל מטר בחלל ואת הדרך שבה אנשים מתנהגים בו, ויחד אפשר לקחת רעיון שנראה טוב על הנייר ולהפוך אותו לערב שעובד באמת.

אחרי מאות אירועים, אנחנו עדיין אוהבים את הרגע שבו הכול מתחבר

ב־SURAMARE GROUP עברו לאורך השנים מאות אירועי חברה ואירועים עסקיים, מחברות טכנולוגיה וסטארטאפים, דרך גופים פיננסיים, משרדים מקצועיים ועד ארגונים גדולים.

וכל אירוע מתחיל כמעט באותה צורה: כמה אנשים סביב שולחן שמנסים לדמיין משהו שעדיין לא קרה.

ואז לאט לאט הוא מקבל צורה.

נבחר המקום. נבנה המסלול. האוכל מתחבר לבר. התוכן מוצא את הזמן שלו. התאורה משתנה. המוזיקה מתחילה. המיתוג נכנס למקומות הנכונים.

ואז מגיע הערב.

הדלתות נפתחות, האנשים נכנסים, הבר מתחיל לעבוד והמקום שהיה ריק לפני שעה פתאום מלא בחיים.

זה החלק שאנחנו אוהבים.

לא כי הכול התנהל בדיוק לפי האקסל.

אלא כי בשלב מסוים מפסיקים לראות את כל המחשבה שהייתה מאחורי האירוע, ופשוט רואים אנשים שנהנים.

אז איך בוחרים מקום לאירוע חברה או אירוע עסקי בתל אביב?

מתחילים מהאנשים ומהסיבה שבגללה הם מתכנסים. מבינים את החברה, את העובדים, את התקציב ואת הדברים שבאמת יעשו להם טוב.

אחר כך בונים את המסלול: איך נכנסים, מה פוגשים, מתי אוכלים, מתי שותים, איפה נכנס התוכן ואיפה הערב מקבל את הרגע שלו.

ואז מתחיל החלק הכיפי: לבחור מקום, אוכל, בר, מוזיקה, תוכן, עיצוב וכל הדברים שייתנו לאירוע את האופי שלו.

בסורא מארה, בקן הקוקיה ובקוטון קלאב אנחנו אוהבים להתחיל בדיוק מהמקום הזה.

לא לקחת אירוע שכבר עשינו ולשים עליו לוגו אחר.

אלא להבין איזו חברה עומדת מולנו ולשאול:

איזה ערב יהיה הכי כיף לבנות לה?

כי אירוע חברה טוב לא צריך להרגיש כמו עוד משימה בלוח השנה.

הוא צריך להיות הערב שאנשים מדברים עליו למחרת במשרד.

שאלות נפוצות על אירועי חברה ואירועים עסקיים בתל אביב

מה חשוב לבדוק כשבוחרים מקום לאירוע חברה בתל אביב?

כדאי להתחיל מההתאמה לאנשים ולפורמט ורק אחר כך לעבור לרשימת הציוד. חשוב להבין איך המקום עובד בכמות המשתתפים שלכם, האם הוא מתאים למינגלינג, ישיבה, תוכן או מסיבה, ומה הוא מספק מבחינת אוכל, בר, הגברה, תאורה, מסכים, ריהוט, צוות, הקמות ותפעול.

מה ההבדל בין אירוע חברה לאירוע עסקי?

אירוע חברה מכוון בדרך כלל לעובדים ויכול להיות מסיבה, אוף סייט, הרמת כוסית או אירוע רווחה. אירוע עסקי יכול לכלול גם כנס, אירוע לקוחות, השקה, אירוע משקיעים או פאנל מקצועי. בשני המקרים כדאי להתחיל מאפיון המטרה והקהל ורק אחר כך לבחור את המקום והפורמט.

איך מתכננים תקציב לאירוע עסקי?

תקציב הוא כלי שעוזר להחליט איפה כדאי לייצר את הרגעים המשמעותיים של האירוע. אחרי שמגדירים מסגרת, אפשר לחלק אותה בין המקום, הקולינריה, הבר, התוכן, המיתוג, העיצוב, הטכנולוגיה והספקים לפי מה שבאמת חשוב לקהל ולמטרת האירוע.

האם חייבים תוכן באירוע חברה?

ממש לא. תוכן טוב יכול להרים את האירוע כשהוא מתאים לקהל ומשתלב נכון בפלואו, אבל אין סיבה להוסיף הרצאה, הופעה או אמן רק כדי לסמן וי. לפעמים אוכל מצוין, בר, מוזיקה ואנשים הם כל התוכן שהערב צריך.

האם צריך חברת הפקה לאירוע עסקי?

זה תלוי במורכבות האירוע. כשיש הרבה תוכן, ספקים, טכנולוגיה, מיתוג או קונספט מורכב, חברת הפקה יכולה להיות משמעותית מאוד. באירועים אחרים, מקום שנותן מעטפת רחבה יכול לפתור חלק גדול מהצרכים ולאפשר לחברה להתרכז בתוכן ובחוויה.